Apprendre les Marchés Publics

5 étapes pour répondre
à un appel d'offres

Les appels d’offres sont une véritable opportunité de gagner des marchés et de sécuriser le chiffre d’affaires de votre entreprise, que vous soyez artisan, ou une TPE-PME. Ce serait dommage de vous en priver et vous avez bien raison de vous y intéresser. D’autant qu’il arrive fréquemment que des marchés n’aboutissent pas faute de candidats sérieux !

Voyons en 5 étapes comment bien démarrer sur les marchés publics et comment répondre concrètement à un appel d’offres.

Trouver des appels d’offres

Les différentes sources de marchés publics

La recherche de marchés se fait en général sur des plateformes en ligne comme le JOUE et le BOAMP qui sont les sites officiels les plus connus. Mais ce ne sont pas les seuls.
Il existe aussi beaucoup de plateformes privées. D’autres supports sont aussi consultables comme les Journaux d’Annonces Légales (JAL), la presse généraliste et professionnelles, les sites web des villes, mairies, collectivités…
Ces différentes sources recensent des Avis d’Appel à la Concurrence émis par les acheteurs.
Les AAC synthétisent les caractéristiques principales de la demande : objet et localisation du marché, type de procédure, description des lots, critères d’attribution, date butoir pour la réponse…

Plateformes de veille appels d’offres : gratuites ou payantes ?

Vous pouvez effectuer vos recherches sur des plateformes gratuites, mais aussi sur des solutions payantes. Vous vous demandez sûrement pourquoi payer quelque chose qu’on peut avoir gratuitement ? Parce que c’est mieux 😀 !
Avec un service comme celui de Libel, vous centralisez toutes les sources d’annonces sur une seule et même plateforme. C’est plus rapide et c’est plus sûr.
Vous bénéficiez d’un accompagnement expert pour la mise en place d’une veille marchés publics totalement personnalisée. Vous êtes certain d’avoir chaque jour tous les marchés qui vous intéressent sans être noyé par des annonces non pertinentes. Et vous pouvez aussi bénéficier d’un logiciel spécialisé pour construire facilement vos candidatures.

Choisir les bons marchés

Dans un premier temps, vous devez sélectionner des appels d’offres en rapport avec vos compétences et vos capacités humaines et financières.
L’important, c’est de choisir des marchés pour lesquels vous avez de réelles chances de réussite.
Attention de ne pas voir trop grand ou de répondre à trop d’appels d’offres en même temps : n’oubliez pas que si vous remportez un marché, vous vous engagez à l’honorer !
Candidater sur des marchés plus importants reste possible en vous associant avec d’autres sociétés pour mutualiser vos moyens techniques, humains et financiers.
C’est ce qu’on appelle la réponse en groupement d’entreprises.

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Récupérer et analyser le DCE

Le DCE, qu’est-ce que c’est ?

Le Dossier de Consultation des Entreprises est un ensemble de documents édités par l’acheteur regroupant toutes les informations nécessaires à la compréhension de la demande. Il liste les attentes techniques et administratives inhérentes à l’offre.

Quels documents dans le DCE ?

Le RC (règlement de consultation) qui précise les règles de la mise en concurrence
le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) qui définit les pénalités de retard, règles de facturation / paiement, résiliation…
le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) qui détaille les caractéristiques précises des travaux ou prestations à exécuter.

Il est donc crucial pour vous de bien analyser ce cahier des charges afin de suivre ses directives lors de votre réponse. Le moindre écart pourra être motif à rejet de votre offre.

Comment récupérer le DCE ?

Le DCE est normalement téléchargeable anonymement sur la plateforme de l’acheteur. Mais dans les faits, il est fortement recommandé de vous enregistrer pour ouvrir un compte. Cela permet de recevoir des notifications en cas d’avis rectificatif.
En effet, Il arrive finalement assez régulièrement que l’acheteur modifie sa demande pour préciser certaines conditions. Cela permet aussi d’accéder à un espace de questions/réponses où les entreprises candidates peuvent dialoguer publiquement avec le donneur d’ordre.
La solution Libel propose un service de récupération des DCE et des avis rectificatifs éventuels par nos équipes pour une mise à disposition dans un délai moyen de 4h.

Rédiger votre réponse à un appel d’offres avec un mémoire technique en béton !

Maintenant que vous avez sélectionné une offre, vous allez devoir rédiger votre dossier de candidature.

Quels documents mettre dans mon dossier de candidature ?

Les documents attendus par l’acheteur sont listés dans le Règlement de Consultation.
En général, on trouve dans un dossier de réponse :

les formulaires administratifs de déclaration du candidat (DC1, DC2, DC4 en cas de sous-traitance),
la présentation de l’entreprise justifiant de ses capacités à répondre
les justificatifs d’assurances
les formulaires d’acceptation des différentes clauses (CCAP, CCTP), bon de visite, acte d’engagement
l’offre de prix
le mémoire technique

Le mémoire technique pour faire la différence

Il peut aussi s’appeler mémoire justificatif ou explicatif, note méthodologique pour les métiers de l’architecture… Dans tous les cas, c’est le document dans lequel que vous allez expliquer à l’acheteur pourquoi vous êtes le mieux placé pour répondre à sa demande.
Le mémoire technique doit absolument être personnalisé pour chaque appel d’offres.

C’est important de le rendre attrayant. Il faut le voir comme un véritable document de vente car face à une offre concurrente moins chère, il peut faire la différence. En effet, même si le prix est important, pour beaucoup de consultations ce n’est pas le critère principal !

Soignez votre mémoire technique ou faites-vous aider pour le rédiger et mettre toutes les chances de votre côté.
Et si vous pensez répondre régulièrement à des appels d’offres, le logiciel de candidature Libel vous fera gagner un temps précieux pour sa rédaction !
Dans tous les cas, vérifiez bien la date limite de dépôt afin de ne pas être pris de court !

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Déposer votre offre

Réponse dématérialisée ou dossier papier ?

Votre dossier de candidature est bouclé dans les temps. Reste maintenant à le faire parvenir à l’acheteur. Depuis le 1er octobre 2018, la réponse dématérialisée est obligatoire pour les appels d’offres de plus de 25 000 €. Ce seuil à été relevé à 40 000 € en 2020.
Dans la plupart des cas, vous devrez donc déposer les pièces de votre candidature sous forme numérique sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur : Archive Zip, fichier pdf unique ou fichiers multiples… Attention, chaque plateforme possède ses spécifications. Pour le dépôt, faites des tests avant et n’attendez pas la dernière minute !
Pour les marchés en dessous de 40 000 €, Il est encore possible de remettre votre offre en mains propres, par mail ou voie postale si l’acheteur n’a pas précisé le moyen de transmission. Dans tous les cas, suivez ses recommandations.

Signature électronique, obligatoire ou pas ?

La signature électronique des pièces de l’offre n’est pas obligatoire lors de la phase du dépôt mais elle peut être demandée. Regardez bien le règlement de consultation. Et gardez donc un certificat de signature adapté pour les marchés publics (RGS**) et en cours de validité sous le coude. Vous en aurez de toute façon besoin si votre candidature est retenue.

Marché gagné, marché perdu ?
Analyser pour progresser

Bien sûr, répondre à un appel d’offres ne veut pas dire le remporter à tous les coups.
Le rejet d’une offre fait partie du jeu et doit être matière à réflexion pour améliorer les prochaines candidatures.
Problème de prix ? d’adéquation de la réponse technique ? Informations manquantes ou mal rédigées ?
Selon la procédure du marché, l’acheteur n’est pas obligé de vous donner ses motivations. Mais vous avez tout à fait le droit de les lui demander. Légalement et dans un souci de transparence, il est tenu de vous répondre (dans la pratique, c’est malheureusement plus aléatoire !).
Comprendre le pourquoi de sa décision permet d’en tirer les conclusions pour vos futures réponses.

Fort heureusement, si vous avez bien suivi nos recommandations, vous avez toutes les chances de remporter des marchés.
Dans ce cas, vous devrez fournir les pièces supplémentaires demandées par l’acheteur (attestations professionnelles, fiscales, sociales, kbis, assurances, ) avant de vous engager définitivement.